Ya le mandé un mail

Las conversaciones que tenemos con nuestros colegas son determinantes en nuestros propios resultados.

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(Last Updated On: 28 julio 2020)

Al final de cuentas, los resultados que conseguimos son los que definen si somos competentes o no en nuestro rol. Ser competente, no es solamente “tener las competencias”. Tampoco es hacer una lista de tareas o actividades. Ser competente es entregar el resultado esperado. Esa es la responsabilidad individual por la que empieza todo. Nuestro rol existe en la organización porque hay que conseguir un resultado que es necesario para alguien: un destinatario (un cliente interno o externo). Es nuestra responsabilidad entregar ese resultado. Por eso es tan importante tener claro los resultados que tienes que conseguir. 

A su vez, cualquier persona que trabaje en una organización depende de sus colegas para cumplir con su rol. Todos necesitamos algo de alguien. Todos necesitamos que nos entreguen algo para poder completar nuestro trabajo y, así, cumplir con nuestra responsabilidad. Cumplas el rol que cumplas, casi siempre vas a depender de otros para lograr tus resultados.  Por eso es clave entender lo que necesitas de los demás (tus compañeros, tu equipo, etc.) y conseguir su compromiso para que te lo entreguen cuando lo necesitas. Pero eso, aún, no es suficiente. 

En ocasiones, esto se deja en evidencia cuando escuchamos la típica frase “yo ya le mandé un mail”. Evidentemente, un mail no consigue el compromiso de otra persona. Limitarse solo a definir lo que necesitas de los demás y no conversar con los otros, es un grave error. Para eso se precisa mantener BUENAS conversaciones, porque al fin y al cabo, “¡Los resultados se forjan en las conversaciones!”.  

Una de las cosas que sabemos de las organizaciones es que, en general, las comunicaciones no son buenas. Más allá de todos los esfuerzos organizacionales necesarios que se hacen (boletines, intranet, town-halls, etc.), donde realmente ocurre un altísimo porcentaje de las comunicaciones de una organización, es en la miríada de conversaciones de todos los días entre todas las personas. Y parece mentira, pero podríamos afirmar que las personas no saben conversar. Es allí donde fallamos.

Los resultados se forjan en las conversaciones

En el proceso de conseguir el compromiso de alguien para que efectivamente nos entregue lo que necesitamos y así poder entregar nuestro resultado, hay al menos, tres tipos de conversaciones que son claves y que necesitamos dominar:

  • Una primera en la que tenemos que dejar claro lo que precisamos y para cuándo. Es una conversación que demanda informar, escuchar y, eventualmente, negociar para conseguir el involucramiento del colega en la definición del entregable y la fecha necesaria para nosotros. El fin de esta conversación debería ser un acuerdo con nuestro colega.   
  • Un segundo tipo de conversación se necesita para monitorear los avances. En forma periódica, necesitamos conversaciones para hacer seguimiento, de manera de asegurarnos la entrega final. Allí tenemos que entender lo que está ocurriendo, ajustar desvíos, corregir, ayudar, etc. Pero también, a veces confrontar y, como último recurso, escalar.  El fin de estas conversaciones, que seguramente son varias, debería ser otro acuerdo con nuestro colega para validar la entrega de lo que necesitamos.  
  • Y, finalmente, deberíamos terminar con una evaluación o cierre. Esta conversación sirve para mejorar el proceso (¡y hasta nuestras relaciones personales!). Debería contener un análisis sobre todo el proceso para aprender de lo ocurrido y, reconocer y agradecer el apoyo que nos dieron. 

Algunas de estas conversaciones no son fáciles y, muchas veces, algunas personas las eluden. Algunas razones pueden ser que no saben cómo encararlas, tienen cierto miedo a las consecuencias, no quieren tener problemas personales con alguien, etc. Todas estas razones pueden erradicarse si se tienen las herramientas para diseñar esas conversaciones. 

Como vimos más arriba, todas las conversaciones requieren habilidades: saber informar, escuchar, negociar, acordar, corregir, confrontar, escalar, agradecer, etc. Ese es el problema más común en las organizaciones: no sabemos conversar. Increíble, ¡pero cierto! 

Adicionalmente, en el trabajo remoto, estas conversaciones son mucho más necesarias e importantes para eliminar malentendidos y lograr los resultados que tenemos que entregar.  

Los invitamos a eliminar la frase “yo ya mandé el mail” y a dedicar el esfuerzo a aprender las herramientas y a mantener estas conversaciones. ¡Tienen mucho mejor resultado!   

Si quieres profundizar en estos conceptos y adquirir herramientas concretas para mejorar la forma en la cual conversas con tus colegas, ¡te invitamos a participar de nuestro taller práctico “Conversaciones de Feedback”! 

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