Sobre los Autores

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Gonzalo Noya

Socio y Líder de Práctica – Cambio / Gestión de Proyectos

Dirige los equipos de Servicios de Gestión de Proyectos y de Gestión del Cambio Organizacional de Xn. Diseña y Facilita soluciones de Cambio Organizacional con el enfoque positivo de la metodología de Indagación Apreciativa. Facilitador Senior de los talleres de Liderazgo y Gestión de Xn.Fue Gerente de Servicios de Tecnología de IBM Uruguay y Paraguay y como Director de los programas y proyectos más grandes de IBM Uruguay. Durante su trayectoria en IBM recibió diversos reconocimientos, entre los que se destaca el de haber sido elegido como uno de los mejores 25 Directores de Proyectos de IBM a nivel mundial en 2004.

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Natalia Escalona

Especialista en Gestión de Proyectos

Es parte del equipo de Gestión de Proyectos de Xn desde 2015, brindando servicios de soporte en gestión de proyectos para clientes en distintas industrias. Trabajó como Analista en RRHH en Indutop, participando en el plan de transformación organizacional para la expansión en la industria del retail. También cuenta con experiencia como consultora en Capital Humano en Deloitte, donde participó en proyectos de gestión del cambio, así como diagnóstico y rediseño de la función de RRHH.

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Desafíos de implementación de una PMO

El Status Quo de una Organización

status-quo-de-una-organizacionMover el status quo de una organización puede ser un desafío importante.  El día a día nos genera una barrera importante cuando queremos promover una nueva iniciativa, un nuevo proyecto.

Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO – Project Management Office) puede ser un instrumento poderoso para combatir esta situación.

Es también un área clave si los proyectos son parte importante de su organización (ej: empresas de construcción o empresas de desarrollo de software).

La Creación de una PMO

Implementación de una PMOLa creación de una PMO puede traer diversos beneficios a una organización a la hora de gestionar sus iniciativas de forma integrada.

Es una pieza estratégica dentro de empresas cuyo negocio está basado en proyectos, pero también puede aportar valor a distintas organizaciones con desafíos de mejora continua en forma de proyectos o programas, como pueden ser el desarrollo de nuevos productos, de nuevas capacidades internas u otras iniciativas de cambio organizacional.

Leer más: ¿Qué hacen los buenos líderes?

Las organizaciones que deciden atravesar el camino para la implementación de una PMO deben estar preparadas para enfrentar las distintas dificultades culturales y de gestión que podrán surgir.

En Xn hemos apoyado a diversas empresas en la implementación de mejores prácticas de gestión de proyectos y hemos descubierto algunos caminos que ayudan a atravesar estas dificultades con éxito.

Alinear los Objetivos con las Necesidades de la Organización

Estrategia Organizacional

estrategia-organizacionalLo primero que tenemos que hacer para incorporar buenas prácticas de gestión de proyectos es alinearnos con la estrategia organizacional. Esto quiere decir que, antes de incorporar procesos o herramientas, debemos indagar sobre qué es lo que más le interesa o le preocupa a la organización y, en particular, a la dirección. Todo el trabajo de la PMO, así como la información que genere, debe tener este foco.

Sabemos que una PMO es especialmente valiosa en aquellas organizaciones donde logra resolver las necesidades de diferentes clientes internos, ayudando a las áreas a resolver problemas y simplificar procesos, en lugar de sumar cargas administrativas o duplicar tareas.

Una PMO que aporta valor es la que facilita el cumplimiento de los objetivos de las áreas y de los proyectos, y provee información confiable.

En un artículo anterior profundizamos sobre este tema.

¿Cómo Alinear?

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Luego de descubrir el aporte de valor al negocio, comienza un proceso de desarrollo de las personas y de estandarización de procesos y herramientas para la aplicación de mejores prácticas de gestión de proyectos.

Para que la implementación sea exitosa se debe poner a las personas antes que los procesos y las herramientas, la PMO debe estar centrada en aportar valor a la organización (no solamente en implementar buenas prácticas), debe estar definida dentro del organigrama con sus roles y sus responsabilidades y debe interactuar colaborativamente con todas las áreas siendo un socio, en lugar de un policía.

Es un apoyo para los que están en el terreno, en los proyectos, y una fuente confiable de información y de sugerencias de alto valor para la dirección.

Pasos de Implementación

pasos-de-implementacion-de-una-PMOAlgunos pasos que hemos identificado y que generan el mayor impacto son los siguientes:

  1. Realizar un diagnóstico de madurez de la organización en Gestión de Proyectos, para entender el estado inicial y decidir por dónde comenzar.
  2. Formar un equipo de trabajo que incluya personas con mucha experiencia y personas con conocimientos profundos en técnicas de gestión de proyectos.
  3. Diseñar y preparar talleres de capacitación en Gestión de Proyectos y en Liderazgo.
  4. Entrenar a los líderes de proyecto de todas las áreas involucradas.
  5. Formar la PMO.
  6. Definir un “roadmap” (plan) de incorporación de mejores prácticas, abordando primero las que tengan más impacto en el negocio.
  7. Hacer ciclos de implementación cortos (trimestrales o semestrales) en el que participen “pesos pesados” y que arrojen resultados.

La Gente se Compromete con lo que Ayuda a Construir

gente-comprometida-con-lo-que-ayuda-a-construirHemos visto en el terreno que este proceso es más eficiente cuando la propia gente que hace la tarea y que es respetada dentro de la organización entiende, prueba y elije las técnicas y herramientas.

La PMO toma un rol de facilitación y apoya en la evaluación de cómo incorporar las técnicas y herramientas, de acuerdo al nivel de madurez en gestión de proyectos, que vaya alcanzando la organización, y proveyendo una visión general de cuáles son las herramientas más apropiadas de acuerdo a cada proyecto, en el marco de todo el portafolio.

En caso contrario, si la PMO toma el rol de entender, probar y elegir estas técnicas y herramientas, y luego salir a capacitar y exigir su cumplimiento, la adopción es más compleja y más cuestionada.

Ciclos Cortos de Implementación

ciclos-cortos-de-implementacionUno de los factores clave de éxito que hemos descubierto es la selección correcta de que tema abordar primero y tener un entregable/logro concreto en un periodo corto de tiempo, de 3 a 6 meses.

Por ejemplo, en una organización donde el problema es desvío de plazos un posible primer ciclo podría ser la definición y seguimiento de cronogramas e hitos clave para la gerencia.

En otra donde el problema sea la dificultad para conseguir foco de la dirección o financiamiento para los proyectos se podría establecer un primer ciclo que incluya el estudio de pre-factibilidad y factibilidad que incluya la elaboración de un caso de negocio y su aprobación.

En general los primeros ciclos que hemos visto se focalizan en definir cómo se gestiona el portafolio de proyectos (ej: cómo se aprueban?), gestión del alcance (¿qué está incluido y qué no?), gestión de tiempos y gestión de costos (recursos humanos y materiales).

Leer más: Gestión de Proyectos; ¿Ágil o Predictivo?

Casos de Éxito en Nuestros Clientes

casos-de-exito-de-pmoUno de los mejores ejemplos que hemos visto es la instalación de una PMO en una empresa multinacional con una operación de 700 personas en Uruguay.

Movilizar la cultura en una empresa de este tamaño para gestionar proyectos transversales es un gran desafío, sin embargo han logrado instalar una PMO estratégica en un periodo menor a un año.

Uno de los factores clave sin duda fue el apoyo de la dirección y el equipo que se formó tanto en la PMO como en los diferentes proyectos.  Otro acierto fue la selección de ciclos cortos que arrojen resultados concretos, reales y visibles para la dirección, empezando los proyectos con alto impacto y bajo esfuerzo.

Entrevistando el responsable de esta PMO nos hizo los siguientes comentarios:

“Comenzamos con la creación de una PMO hace aproximadamente un año. Hoy, tenemos una PMO instalada, con un portafolio de más de 30 proyectos, involucradas todas las áreas de la empresa aportando beneficios reales.
Desde la planificación, lanzamiento e implementación de la PMO, el apoyo de Xn fue muy importante.

Nos acompañaron, y siguen acompañando, a lo largo de todo el proceso. En lo metodológico, estructurando la PMO y entregando diferentes herramientas; durante la implementación, apoyando en identificar y sortear diferentes barreras internas, facilitando presentaciones a dirección y jornadas de alineación de equipos de trabajo.

La implementación de la PMO trajo desde los beneficios producto de ejecutar proyectos de una manera profesional, organizada, sencilla y sistemática, hasta un cambio en la cultura de la empresa. La integración de equipos multidisciplinarios, nos desafió a ampliar la mirada y salir de nuestra zona de confort; nos impulsó a nuevas maneras de interactuar, abierta, sincera y alineada a un objetivo común e inspiró un nuevo enfoque de liderazgo y gestión, donde ya no es tan significativo el nombre del cargo de tu tarjeta sino el rol en el proyecto.

Éste nuevo enfoque rompe esquemas de organización tradicional de trabajo hacia redes y equipos móviles que promueven el compromiso.

Éste compromiso y dedicación es el responsable del éxito de la PMO.”

Conclusión – Desafío y Beneficios

desafios de implementación de una PMO-y-beneficios-de-pmoImplementar una PMO es un desafío interesante que puede aportar a una organización con múltiples beneficios, siempre que se oriente a la estrategia organizacional. Para aprovechar al máximo esta iniciativa, es importante sumar a las áreas interesadas y hacerlas parte del cambio.

Involucrar, desarrollar y colaborar con las personas permitirá desarrollar una estrategia de implementación incremental y en ciclos con mayores posibilidades de éxito.

Leer más: Una Organización es un Ser Vivo

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Gonzalo Noya

Socio y Líder de Práctica – Cambio / Gestión de Proyectos

Dirige los equipos de Servicios de Gestión de Proyectos y de Gestión del Cambio Organizacional de Xn. Diseña y Facilita soluciones de Cambio Organizacional con el enfoque positivo de la metodología de Indagación Apreciativa. Facilitador Senior de los talleres de Liderazgo y Gestión de Xn.

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Natalia Escalona

Especialista en Gestión de Proyectos

Es parte del equipo de Gestión de Proyectos de Xn desde 2015, brindando servicios de soporte en gestión de proyectos para clientes en distintas industrias.

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