Nuevas Reglas para Equipos Remotos de Alto Desempeño

Convertirse en un equipo remoto de alto desempeño requiere mucho más que usar tecnología

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(Last Updated On: 28 abril 2020)

¡Los hábitos y costumbres de los equipos cambiaron!

Creer que trabajar en forma remota en un equipo es solo usar tecnología es como pensar que el trabajo en equipo depende solo de los muebles de la oficina. 

Las “buenas” conversaciones son las que hacen que un conjunto de personas se convierta en un equipo de alto desempeño. Y cuando estamos trabajando remoto el desafío de tener buenas conversaciones es mucho más grande que cuando estamos trabajando en el mismo lugar.

Por esta razón, más allá de ocuparse de tener tecnología que simplifique el trabajo, nos parece mucho más importante que las personas se den un espacio para revisar y acordar cómo van a trabajar AHORA.   

Muchos hábitos y costumbres que funcionaban eficientemente cuando estábamos juntos, ya no nos sirven cuando trabajamos en forma remota. Por ejemplo, enterarnos de las cosas porque nos cruzamos en el corredor, el diálogo que se generaba con nuestros colegas en el almuerzo o ver si alguien estaba ocupado mirando para su oficina y haciendo la típica pregunta… ¿tenés un minuto? Todos estos hábitos establecidos (o reglas de funcionamiento) tienen que ser revisados y acordar nuevas reglas que cumplan el mismo fin y que sean efectivas en el nuevo mundo virtual.

Los nuevos acuerdos

Hoy que el cambio ha sido tan grande, es determinante que todos los miembros del equipo se detengan y conversen sobre cómo van a trabajar a partir de ahora. 

En el libro “Algo + Grande, el poder del equipo para lograr lo imposible” presentamos un modelo que describe las seis dimensiones que deben ser ajustadas para convertir un grupo de personas en un equipo de alto desempeño. Les recomendamos usar este modelo para mantener las conversaciones y acordar la nueva forma de trabajo.  

Las nuevas reglas de funcionamiento

Evidentemente hay que revisar las reglas de funcionamiento y cambiarlas. En nuestro modelo, esta es la tercera dimensión. Sobre este tema, los dos acuerdos que pueden tener más impacto en la eficiencia y eficacia del equipo son las comunicaciones y la distribución del trabajo.

Comunicaciones

Tenemos que ser mucho más organizados en lo que se refiere a las comunicaciones tanto personales como grupales. Obviamente tenemos que tener tecnología para poder hacerlo, pero no alcanza con eso. Para suplir esos diálogos que en forma presencial se daban en los corredores casualmente, se debe establecer una agenda bien “pensada”. En el artículo “La Solución a la Reunionitis” tienen varias ideas para establecer diferentes tipos de reuniones y cubrir las necesidades de un equipo: seguir la operación, mantenerse todos al mismo nivel de información, tener espacios para ayudar a un colega con algún tema difícil de resolver, espacios de trabajo con colegas, entre otros. En este momento es importante acordar con todos los miembros del equipo esta nueva agenda, en especial porque para muchos trabajar desde la casa agrega desafíos referidos al cuidado de los niños, la actividad de su pareja, etc. Se necesita diálogo, comprensión y acuerdo.

Distribución del trabajo

También tenemos que ser más claros en cómo nos dividimos el trabajo y en el compromiso que asumiremos cada uno con nuestras tareas. Aquí les sugerimos que tengan una lista accesible por todos que contenga tres columnas: ¿Qué es lo que hay que hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Para cuándo? Existen herramientas tecnológicas que pueden ayudar a hacer esto en forma muy eficiente como por ejemplo: Trello, MS Planner, Smartsheet. Pero más allá de la herramienta, lo importante es acordar la que todos vamos a usar y mantener actualizada esta “lista” para que todos podamos entender en qué está trabajando nuestro colega, podamos ayudarlo cuando lo necesite y sepamos cuándo van a estar terminadas ciertas tareas que quizá alguien más necesite para hacer algo después.

Seguramente se nos puedan ocurrir muchas reglas más que tenemos que revisar y ajustar debido a los cambios, pero estas dos son básicas, ¡hasta higiénicas!

Otros temas a tener en cuenta

Uno podría pensar que las reglas de funcionamiento son lo único que hay que cambiar en este nuevo contexto, sin embargo, hay más cosas sobre las cuales conversar. Si bien están todas citadas en “Algo + Grande”, quiero detenerme en algunas que me parecen particularmente importantes en este nuevo contexto:

  1. ¿Cuál es el nuevo desafío del equipo? El desafío seguramente cambió, no sólo porque el equipo está en un contexto remoto, sino también por el propio escenario de crisis. Deberían conversar, como equipo, para definir qué es lo que tienen que lograr juntos ahora, probablemente con un horizonte mucho más corto que el anterior. ¿Qué tenemos que lograr esta semana o este mes? Ver artículo Equipos EGO-LESS.
  2. ¿Cómo cambian nuestros roles y responsabilidades? En un cambio de escenario de esta magnitud seguramente haya gente que tenga que asumir nuevas responsabilidades y quizá dejar algunas que no son tan importantes en este momento.
  3. ¿En qué tenemos que desarrollarnos? Nuevas costumbres con nuevas herramientas requieren capacitación y quizá alguna persona necesite ayuda para poder adaptarse.
  4. ¿Para qué hacemos lo que hacemos? ¿Qué nos da la fuerza para seguir adelante? ¿Qué valor aportamos?Conversar sobre el propósito común del equipo para definirlo, refinarlo o simplemente reflexionar sobre él, es clave en estos momentos de tanta incertidumbre.
  5. ¿Cómo deberíamos comportarnos todos los miembros del equipo? Acordar cuáles son los valores compartidos, los comportamientos que SÍ queremos y los que NO vamos a tolerar, es algo que puede ayudar cuando trabajamos más distantes. ¿Qué va a hacer una persona si tiene un conflicto con otra?, ¿Cómo tomaremos las decisiones? La respuesta a todas estas preguntas debería ser clara para cada uno de los miembros del equipo. En definitiva, acordar el compromiso que asumiremos todos sobre cómo nos vamos a comportar.

En el libro “Algo + Grande” y en nuestro taller “6 Claves para Desarrollar un Equipo” profundizamos en cómo “afinar”cada uno de estos temas.

Como se puede apreciar, si bien necesitamos tecnología para poder hacer muchas de estas cosas, lo que en verdad hace la diferencia son las conversaciones entre las personas.  

Porque tanto en este mundo nuevo, como en el de antes, “¡los resultados se forjan en las conversaciones!”.

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Respuestas

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  1. La frase «Creer que trabajar en forma remota en un equipo es solo usar tecnología es como pensar que el trabajo en equipo depende solo de los muebles de la oficina. » es de Gonzalo Noya?, es que la quiero usar en una presentación, y quiero poner de quien es.

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