Claves de la Comunicación en Proyectos
La Comunicación
La comunicación es un tema fundamental que se suele mencionar a la hora de iniciar un proyecto. Sin embargo, suele ser un punto débil en la práctica, donde es común ver que sólo se ponga foco en temas más duros, como alcance, cronograma y presupuesto, dejando poco tiempo y recursos para la gestión de comunicaciones y otros aspectos más “soft”.
También es común ver proyectos con un impulso inicial en que se definen planes de gestión de interesados y planes de comunicación complejos, que luego quedan guardados en un archivo al que se da poco uso.
Además de la carga burocrática innecesaria que esto genera, vemos que no resuelve problemáticas que luego van surgiendo a lo largo de los proyectos: personas que no estaban informadas en tiempo y forma de sus propias tareas, sponsors que pierden interés en apoyar el proyecto, o clientes que no tienen claro cómo y cuándo recibirán entregables que están esperando.
La gestión de comunicaciones implica la definición de una estrategia comunicacional y su posterior implementación y seguimiento. Para que este proceso sea exitoso y valioso es importante adaptarlo a la realidad del proyecto, a la cultura organizacional y entender lo mejor posible las expectativas de los interesados en la transformación que el proyecto está impulsando.
Ver herramienta: «Cómo Diseñar una Transformación»
Planes de Comunicación
En primer lugar, comunicar no requiere un plan complejo y extenso. Un plan de comunicación valioso es el que se adecúa a las características propias del proyecto.
Todo plan de comunicaciones debe definir a qué públicos se comunicará, qué mensaje y por qué canales. Si la extensión del proyecto lo amerita, se pueden incluir herramientas y detalles de tiempo y forma.
Los Planes de Comunicación No Tienen Que Ser Complicados
Los Planes de Comunicación No Tienen Que Ser ComplicadosPero muchas veces, un plan sencillo y concreto es suficiente.
Lo más importante es tomar una definición aplicable y realista en cuanto a los recursos y tiempo disponible. Para lograr esto, es fundamental involucrar al equipo del proyecto de forma de entender en conjunto las prácticas que mejor se adapten a la organización y su cultura.
En algunos casos, por ejemplo en organizaciones que utilizan enfoques ágiles, como SCRUM, parte de las comunicaciones a realizar ya están definidas por el marco de trabajo, a través de daily meetings u otras instancias.
Todo Comunica
Lo Que Comunica el Management System
Lo Que Comunica el Management SystemEn segundo lugar, es importante tener en cuenta que todas las herramientas de gestión utilizadas a lo largo del proyecto, terminan siendo elementos comunicacionales: los informes que se entregan, las reuniones y presentaciones que se realizan, los repositorios y sistemas informáticos que se utilizan; son todos elementos que impactan en la percepción sobre el proyecto por parte del propio equipo y de los demás involucrados. Estos elementos forman parte de un Management System.
El Management System es un sistema de políticas y procesos definido para organizar el trabajo, incluye aspectos como el esquema de gobierno, los informes a presentar y las reuniones de seguimiento, tanto dentro del equipo de proyecto como con el cliente.
Para que estos elementos comuniquen eficientemente es necesario considerar a lo largo de todo el proyecto los siguientes aspectos: que la información entregada sea correcta y oportuna, que el estilo de comunicar -tanto oral, como escrito y gráfico- esté alineado con la cultura organizacional propia y del cliente, y que las herramientas utilizadas faciliten la comprensión y fomenten la participación, en lugar de sumar cargas innecesarias o que den una imagen inadecuada del proyecto y sus objetivos.
Lo Que Se Dice y Lo Que Se Hace
Asimismo, los líderes de proyecto deben recordar siempre que comunican día a día con sus acciones concretas: de nada sirven boletines o mailings perfectamente diseñados, si lo que se publica no está alineado con la realidad del proyecto y con la visión de la organización.
De la misma forma, de nada sirve un Management System detallado, si los interesados clave no participan de las reuniones o no utilizan los informes que les brinda el equipo del proyecto.
Casos similares se dan cuando se quiere implantar un sistema de evaluación y desempeño, pero a la hora de promover a alguien, se utilizan criterios personales. O cuando estamos en un programa de reducción de costos y el Gerente General decide remodelar la oficina de los Directores.
En estos ejemplos, la falta de alineación entre lo que se dice y se hace puede afectar al programa o proyecto, además de implicar problemáticas más complejas dentro de la organización.
Blog post relacionado: Gestionar y Liderar un Programa
Otros Tipos de Comunicación
Comunicación Informal
(ver post: La Cultura Organizacional)
Por último, es necesario tener en cuenta otro aspecto sobre comunicación, que no siempre se tiene en cuenta en la gestión de proyectos: la comunicación informal dentro de las organizaciones es un factor clave que puede tanto ayudar como dificultar el logro de los objetivos.
Muchas veces el avance real de un proyecto se puede conocer en una charla informal de pasillo o tomando un café, por lo que este tipo de instancias merecen atención.
Comunicación No Verbal
Otro aspecto relacionado, tiene que ver con la comunicación no verbal: tener en cuenta lo que se transmite, incluso de forma inconsciente, puede facilitar nuestra comprensión de los actores y sus intereses.
A veces un gesto, una actitud por parte de un líder de proyecto puede transmitir mucho más que toda la información formalmente presentada sobre el status del mismo.
La Importancia de Preguntarnos Continuamente: ¿Para Qué Comunicamos?Gestionar correctamente las comunicaciones es una de las principales tareas que debemos realizar a lo largo de un proyecto.
Involucrar al equipo en la definición de la estrategia comunicacional permitirá elegir con mayor solidez, frente a la creciente opción de herramientas y canales disponibles para comunicación interna en las organizaciones.
Además de definir el cómo, debemos continuamente evaluar el impacto de las comunicaciones y asegurarnos de que estamos apoyando a los objetivos del proyecto, desde cada acción de comunicación masiva, hasta en la forma en que manejamos el contacto con las personas en el día a día.
Si en cada acción de comunicación que realizamos entendemos que estamos compartiendo información de forma pertinente e interesante, en lugar de simplemente cumplir con una formalidad dentro de un plan, lograremos dar valor a la comunicación y facilitar el involucramiento.
Finalmente, lo importante es descubrir y utilizar las mejores vías para acercar a las personas al proyecto y hacerlas parte de la transformación.
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