Sobre los Autores

Cecilia Mato

Especialista en Gestión de Proyectos

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Cecilia Mato - Foto de Perfil Xn Partners

Es parte del equipo de Gestión de Proyectos desde junio de 2015, dedicada a prestar servicios de implementación y operación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), en varios clientes. Tecnóloga en Procesamiento de Dados, graduada en la Universidad Mackenzie, Facultad de Tecnología, San Pablo, Brasil en 1985. Project Management Profesional (PMP) desde 2006.Vinculada al Capítulo del PMI de Montevideo, llegando a ser presidente (2014). Actualmente ocupa el cargo de Directora de Desarrollo Profesional y es voluntaria de PMIEF (Project Management Educational Foundation).

Hilda Buriticá

Especialista en Gestión de Proyectos

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Foto de Perfil de Hilda Buriticá

Es parte del  equipo de Gestión de Proyectos de Xn, desde el 2013. Como consultora ha estado ayudado a los clientes en la implementación de sus Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), principalmente en las industrias de la Construcción y TI. Ingeniera de Sistemas. Gerente de proyectos certificada PMP desde el 2011. Por más de 10 años desempeñó cargos de gerencia en el área de Tecnologías de la Información, en San Juan Puerto Rico, dirigiendo proyectos de infraestructura, telecomunicaciones y redes en empresas financieras. Actualmente es parte del grupo de docentes en gestión de proyectos para el PMI Capítulo Montevideo.

Durante un proyecto o programa, los involucrados tienen una idea general (mental) de los riesgos. ¿Es esto suficiente para gestionar las incertidumbres que pueden surgir durante la vida del programa o proyecto?

Distintos enfoques en gestion de riesgos

— no te olvides de descargar la herramienta gratuita al final de este post —

Distintos enfoques de gestión de riesgos

En nuestra experiencia hemos observado que las personas que trabajan en proyectos, muchas veces, tienen los riesgos identificados en su mente, pero se les hace difícil gestionarlos. Es un área de la gestión de proyectos que requiere que el líder utilice muchas de sus habilidades de liderazgo y manejo de equipo.

La Importancia de Decidir Cómo se Gestionarán los Riesgos

No podemos olvidar, que los riesgos tienen origen en la incertidumbre y esto es algo inherente a todo programa o proyecto, no importando su tamaño o el enfoque de gestión seleccionado.

Por esto, es muy importante que desde el inicio del programa o proyecto, el líder y su equipo de trabajo definan cómo se van a gestionar los riegos, de esta manera se aumentan las posibilidades de cumplir con los objetivos y liberar los beneficios esperados por la organización.

Lecturas Recomendadas:

Gestionar y Liderar un Programa

Claves de la Comunicación en Proyectos

Amenazas y Oportunidades en la Gestión de Programas y Proyectos

Sea cual sea el enfoque, estrategia o metodología que se aplique para la gestión de un programa o proyecto (ágil, predictivo o híbrido) van a aparecer amenazas y oportunidades (riesgos negativos y postivos) que pueden afectar en mayor o menor medida el cumplimientos de los objetivos, por lo tanto, no se deben ignorar ya que una vez materializados, se pueden convertir en graves problemas, o en la perdida de una gran oportunidad, afectando no solo el programa o proyecto sino la imagen de la organización.

La gestión de los riesgos es algo vivo y cambiante, no algo estático que se hace una sola vez. Se debe hacer a lo largo del ciclo de vida del programa o proyecto.

Enfoques de Gestión Ágil

En los enfoques de gestión ágil, la identificación y la gestión de los riesgos están implícitos en la manera de trabajar: es decir que ya se entiende, de base, que es necesario trabajar en ellos. Hay un entendimiento implícito de que las amenazas u oportunidades están en cualquier lugar del proyecto.

Sea cual sea el enfoque, estrategia o metodología que se aplique para la gestión de un programa o proyecto (ágil, predictivo o híbrido) van a… Haga clic para Tweet

Enfoques de Gestión Predictivo

Para enfoques de gestión predictivos, es importante tener un plan de gestión de riesgos que le permita a los líderes y sus equipos tomar control tempranamente.

Hemos visto muy buenos resultados cuando se realiza la identificación de oportunidades y amenazas al inicio del programa o proyecto, se analiza la probabilidad y el impacto que tienen en los objetivos con el fin de establecer prioridades; si es requerido, se cuantifica el impacto en tiempo y costo, se definen las estrategias de respuesta, se crea y ejecuta el plan de acción, se hacen las comunicaciones a los involucrados y se incorpora el monitoreo de los mismos de forma sistemática.

Relacionado: Cómo Armar un Plan de Acción

 

Ilustración de un chart de gant

¿Cuáles son las principales herramientas utilizadas para gestionar riesgos?

Hay varias herramientas útiles para gestionar riesgos, pero algunas son más adecuadas para ciertos proyectos o situaciones que otras:

Estas herramientas son:

  • Sesiones de Trabajo:
    • ¿Qué son sesiones de trabajo?
    • ¿Cómo se utiliza el resultado de las sesiones de trabajo?
  • Reuniones para Enfoque Ágil 
  • Scrum

 

Sesiones de Trabajo

¿Qué son las sesiones de trabajo?

Una de las herramientas que más hemos utilizado con clientes que tienen programas o proyectos grandes y/o complejos, para definir su plan de gestión de riesgos son las sesiones de trabajo.

Aquí pueden participar los integrantes del equipo, interesados clave (patrocinador, expertos, otros líderes de proyectos similares, etc.).

Mediante un facilitador y distintas dinámicas se identifican las oportunidades y amenazas del programa o proyecto, se hace una primera versión de un plan de respuestas con sus estrategias (evitar, mitigar, transferir, explotar, mejorar, aceptar, etc.), las acciones a realizar y sus responsables.

¿Cómo se utiliza el resultado de las sesiones de trabajo?

Muchas veces, el resultado de estas sesiones, ha sido utilizado como medio de comunicación al equipo y/o a la organización, creando tableros compartidos y fomentando estar atentos a los mismos y a las acciones definidas.

Después de tener el plan de respuestas lo más importante es definir la frecuencia de las reuniones de seguimiento y la herramienta informática a utilizar (sistema de gestión de proyectos, documento compartido, kanban, etc.),

De esta manera el seguimiento es más sistemático y apropiado. Si nos quedamos solamente con el plan y no ejecutamos la estrategia de respuesta acordada, las amenazas se volverán problemas a resolver, entonces el líder pasará a ser un bombero y estará solamente enfocado en apagar incendios.

Lo más importante es definir la frecuencia de las reuniones de seguimiento y la herramienta informática a utilizar. Haga clic para Tweet

Por ejemplo, en uno de nuestros clientes de la industria de la construcción, se acordó que para los proyectos prioritarios, durante las reuniones de seguimiento semanal, en las cuales la PMO apoya, se revisan los riesgos verificando su estado, se acuerda cuál será la respuesta, se disparan las acciones asignando el responsable y se documentan las mismas en la herramienta de gestión de proyectos Trello.

Reuniones para Enfoques Ágil

Para proyectos que se gestionan con un enfoque ágil, la herramienta más utilizada son las reuniones. Desde la reunión de planificación de cada ciclo (sprint) hasta la entrega final, tanto el cliente, como el líder y su equipo toman activamente acciones que permiten mitigar los riesgos:

  • Definen bien el objetivo y el alcance que tiene el ciclo,
  • Revisan diariamente el avance y tratan de remover cualquier obstáculo que aparezca,
  • Realizan reuniones para revisar las cosas que hicieron bien y las que pueden mejorar para el próximo ciclo.

Dado que la gestión de riesgos en los enfoques ágiles está implícita en la propia dinámica de trabajo y en las prácticas que se aplican, se trata de que los problemas y errores salgan a la luz lo antes posible, porque se entiende que cuanto antes aparezcan, menor va a ser el impacto en el proyecto y el producto.

Scrum

Por ejemplo, en proyectos que usan Scrum, durante su reunión diaria (Daily Scrum Meeting) cada participante, además de indicar lo que hizo la jornada anterior y lo que pretende realizar en esta, comenta qué impedimentos, obstáculos, resistencias o problemas está encontrando en la realización de sus tareas.

Otro ejemplo se da al tener iteraciones más cortas. De esta forma, se entregan incrementos del producto y se tiene una validación por parte del cliente, con lo cual se gestionan directamente los riesgos, al reducir el impacto de los mismos.

Involucrar a los equipos para una gestión exitosa

Involucrar a las personas para gestionar riesgos exitosamente

La Gestión de Riesgos es Exitosa Cuando se Involucra a Todas las Personas

El líder, los miembros del equipo, el cliente y los involucrados clave, deben participar activamente de la identificación de las amenazas y oportunidades, planificar en conjunto cuál es el mejor plan de acción a seguir y quiénes serán los responsables de la ejecución, al igual qué decidir cómo y cuándo se va a hacer el monitoreo y seguimiento.

De la misma forma, es fundamental realizar la comunicación de los mismos en tiempo y forma.

La Gestión de Riesgos es Parte del Trabajo

Es deseable que los equipos de trabajo consideren la gestión de los riesgos como parte de su trabajo, que los tengan presente todo el tiempo y los incorporen en la planificación y ejecución de cada ciclo o fase del proyecto.

Te invitamos a compartir en los comentarios que herramientas utilizan para la Gestión de Riesgos en tus Programas o Proyectos.

Descarga la herramienta gratuita de Xn Partners:

Documento de Gestión de Riesgos

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Documento de Gestión de Riesgos de Programas y Proyectos



Cecilia Mato

Especialista en Gestión de Proyectos

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Es parte del equipo de Gestión de Proyectos desde junio de 2015, dedicada a prestar servicios de implementación y operación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), en varios clientes. Tecnóloga en Procesamiento de Dados, graduada en la Universidad Mackenzie, Facultad de Tecnología, San Pablo, Brasil en 1985. Project Management Profesional (PMP) desde 2006.Vinculada al Capítulo del PMI de Montevideo, llegando a ser presidente (2014). Actualmente ocupa el cargo de Directora de Desarrollo Profesional y es voluntaria de PMIEF (Project Management Educational Foundation).

Hilda Buriticá

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Es parte del equipo de Gestión de Proyectos desde junio de 2015, dedicada a prestar servicios de implementación y operación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), en varios clientes. Tecnóloga en Procesamiento de Dados, graduada en la Universidad Mackenzie, Facultad de Tecnología, San Pablo, Brasil en 1985. Project Management Profesional (PMP) desde 2006.Vinculada al Capítulo del PMI de Montevideo, llegando a ser presidente (2014). Actualmente ocupa el cargo de Directora de Desarrollo Profesional y es voluntaria de PMIEF (Project Management Educational Foundation).

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