Medir para Impactar: KPIs en gestión de proyectos
Para que las organizaciones logren moverse en dirección a su estrategia, alcanzar su propósito, lograr sus metas y cubrir las expectativas de sus interesados, existen distintas herramientas de gestión de proyectos que facilitan su cumplimiento. Especificamente, el uso de indicadores permite monitorear, comunicar y tomar acción a tiempo para el logro de tales objetivos. En variados tipos de organizaciones, gestionar proyectos, tareas y actividades e implantar sistemas de gestión eficaces resulta un aspecto muy dificil de lograr, pero hemos visto en nuestros clientes que, cuando se logra, se acelera la toma de decisiones, la ejecución se sigue y comunica en forma clara y como consecuencia se garantiza el cumplimiento de los objetivos de los proyectos.En las organizaciones eficaces y eficientes, la visión y los objetivos estratégicos son los que guían los esfuerzos y apoyan la distribución de recursos. La fijación de objetivos es uno de los primeros pasos que una organización debe completar. Los beneficios de establecer metas son muchos, pero lo más importante es asegurar que la organización y cada persona haga lo que tiene que hacer, utilizando sus recursos de la mejor manera posible, de acuerdo a la estrategia definida. Fijar objetivos no se trata solo de definir los indicadores, quizá lo más importante sean las conversaciones que se tengan durante la fijación para que la gente se comprometa con ellos y no sea una imposición.
¿Qué es un KPI (Key Performance Indicator)?
Un KPI es un indicador seleccionado como clave para monitorear el rendimiento de un objetivo estratégico. Es una métrica que nos indica si vamos por buen camino y si estamos cumpliendo los objetivos que nos hayamos establecido. Por ejemplo, en un partido de fútbol se miden muchas cosas: cuanto corre cada jugador, o el porcentaje de posesión del balón. Pero las que importan al final son sólo tres: cuantos goles metieron ellos, cuantos nosotros y cuanto tiempo falta. Estos últimos tres son los KPIs, los indicadores que nos permiten saber cómo avanza el partido en cada momento. Es fundamental tener en cuenta que los KPI´s tienen que servir para entender que está ocurriendo y tomar acción. Estos indicadores en general se muestran en un “cuadro de mando”. En Xn promovemos convertir los “cuadros de mando” en “tableros de juego”. El nombre “cuadro de mando” sugiere que hay alguien que controla y manda. Un tablero de juego es diferente, todos los jugadores lo miran y toman acción y ese es para nosotros el objetivo principal. En gestión de proyectos se usan indicadores para mostrar el progreso de:
- Programas o proyectos.
- Productos o entregables.
- Beneficios de negocio liberados.
Una vez determinado qué es lo que importa medir, existen diferentes técnicas que nos permiten definir los indicadores de forma clara, de acuerdo al contexto de la organización. Como ejemplo, podemos mencionar el modelo S.M.A.R.T (eSpecifica, Medible, Alcanzable, Relevante y en Tiempo) y el modelo de OKRs (ver articulo anterior).
Indicadores para la Gestión y Evaluación de Proyectos
Podemos definir dos tipo de KPIs: De Gestión y de Resultados.
Los Indicadores de Gestión o de Eficiencia son conocidos también como indicadores de seguimiento, de control, de monitoreo, de administración, de actividades, de tareas, de metas intermedias, etc. Estos indicadores permiten la valoración de la eficiencia en la utilización de los recursos durante el tiempo que se adelanta el plan, programa o proyecto. Cada líder de programa o proyecto, tiene la responsabilidad de planificar y definir cuáles serán los KPI´s de gestión que medirán durante el ciclo de vida del mismo, su periodicidad y su complejidad (Alcance, Cronograma, Presupuesto, Calidad, Riesgos y otros), de acuerdo al tipo de proyecto, organización y metodología utilizada. Muchas veces, una PMO (Oficina de proyectos), es la responsable de dar el seguimiento a los KPI’s de Gestión, verificando el cumplimiento del alcance, los avances del cronograma y sus desvíos, ejecución del presupuesto, calidad de los entregables. Los Indicadores de Resultados, en ocasiones llamados de Acción o de Eficacia. Miden el grado con el que las acciones o proyectos alcanzan los resultados de negocio por los cuales fueron creados. La mayoría de los casos de éxito muestran la importancia de poner foco en pocos indicadores tanto de gestión como de resultados, por lo que es importante elegirlos bien, “Menos es más”. El KPI tiene que ser seleccionado de manera que nos permita medir de manera precisa el avance alcanzado en el logro de los objetivos en un determinado momento.
De nuestra experiencia podemos destacar que los buenos indicadores:
- Reflejan el cumplimiento de la estrategia del negocio.
- Ponen foco en los temas que realmente importan.
- Alinean los esfuerzos de las personas a la estrategia.
Este último punto es fundamental para alcanzar los resultados, para eso deben ser definidos mediante un proceso participativo que involucre a las personas en su definición. Dadas las realidades cambiantes, la transformación es fundamental para el crecimiento y la sustentabilidad de las organizaciones. Debemos adecuar nuestros indicadores constantemente asegurando que agreguen valor a las decisiones en todos los niveles.
¿Quiénes deben definir los KPIs?
En ocasiones, los que definen los KPIs son los gerentes de proyecto o las PMOs y luego los comunican al resto de los involucrados. Si lo que queremos es un cuadro de mando, algo para medir y controlar, quizá esta sea una forma de hacerlo y sin dudas la más rápida de hacer. Pero si lo que queremos es que la gente se comprometa con esos indicadores, hemos observado que este proceso no es el más eficiente. Las veces que hemos visto que el “cuadro de mando” se convierte en un verdadero “tablero de juego” es cuando la definición de los KPIs se hace en equipo: “la gente se compromete con lo que ayuda a construir”.Hemos apreciado en el terreno que cuando el equipo de dirección se junta para definir cuales son los 3 o 4 temas que importan en el año (generalmente en una sesión de estrategia), luego estos temas se traducen a metas, y se arma un portafolio de proyectos con foco en esas metas, el equipo de dirección toma esto realmente en serio. Lo mismo ocurre cuando cada equipo de un programa define su misión y cuales son las metas que importan. Este método de juntar a los involucrados para definir los KPIs lleva más tiempo. Los KPIs definidos de esta forma son prácticamente los mismos que si los hiciera solo el PM o la PMO. Es decir, hay pocas diferencias técnicas. Pero el desafío más grande no es técnico, no es definir los mejores KPIs, sino que la gente se sienta comprometida a lograr los resultados que se definieron como “clave” y que se están monitoreando a través de los KPIs, o sea es un desafío social. Cuando lo hacemos de forma participativa, la diferencia que observamos en el comportamiento de los jugadores es ENORME.
Un “tablero de juego” en lugar de un “cuadro de mando”
Crear un “tablero de juego” en lugar de un “cuadro de mando” permite que todas las personas conozcan la situación actual y realicen proactivamente los cambios y ajustes necesarios y a tiempo para que las iniciativas realmente las ejecuten todos y no sean algo que empujen solo unos pocos. «La gente se compromete con lo que ayuda a construir»
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