Nuestra experiencia acumulada liderando equipos y ayudando a grupos de personas a transformarse en equipos nos ha demostrado que uno de los acuerdos fundamentales para evitar esa sensación de “reunionitis”, es el sistema de reuniones que van a mantener.

Y también eliminar las que no se necesitan! Se trata de acordar los diferentes tipos de reuniones y cuál es exactamente el objetivo de cada una. Una buena reunión es la que logra su objetivo, por eso es fundamental que esté claro y sostenerlo.

Cuando esto no ocurre, las personas hablan de cualquier tema en forma desordenada, generando reuniones improductivas en las que no se llega a ninguna conclusión y para peor, son agotadoras.

A continuación les presentamos algunos tipos de reuniones:

El secreto de la calendarización

Si bien parecen muchas reuniones, hemos visto organizaciones de gran porte que las hacen todas y solamente invierten dos o tres horas por semana. ¿Cómo lo hacen? Supongamos que su equipo decide reunirse los lunes de mañana. Podría seguir el siguiente esquema:

1er lunes → 1:30 horas de “Reunión de Revisión de Resultados” + 30 minutos de “Seguimiento de Iniciativas Clave”

2do lunes → 1 hora de “Todos en la Misma Página” + 1 hora de “Resolución de Temas Importantes”

3er lunes → 1 hora de “Todos en la Misma Página” + 1 hora de “Lecciones Aprendidas”

4to lunes → 1 hora de “Todos en la Misma Página” + 1 hora de “Resolución de Temas Importantes”

Adicionalmente, una vez al año dedican uno o dos días fuera de la oficina (en un centro de eventos, hotel o en la casa de algún integrante) para hacer la planificación estratégica.

¿Cómo se maneja cada tipo de reunión?

Cada tipo de reunión se maneja de forma distinta. A continuación presentamos algunas ideas para cada una:

La clave para eliminar la “reunionitis” es decidir y acordar las reuniones que se necesitan, asegurarse que se cubren todos los temas importantes con una dedicación de tiempo razonable, dejar claro el objetivo de cada reunión y asegurarse que cada una se realice en forma eficiente. El problema no son las reuniones, son las personas que no saben usarlas bien.

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La Solución a la "Reunionitis"

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