Reuniones de Lecciones Aprendidas y Retrospectivas

¿Qué diferencias y similitudes tienen las reuniones de lecciones aprendidas y las retrospectivas? ¿Cómo puedo aplicar estas reuniones en mi organización?

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¿Qué diferencias y similitudes tienen las reuniones de lecciones aprendidas y las retrospectivas? ¿Cómo puedo aplicar estas reuniones en mi organización?»


Las reuniones de lecciones aprendidas (a veces llamadas retrospectivas) son reuniones realizadas por un equipo en forma periódica o al finalizar una fase o proyecto, para analizar:

  • ¿Qué hicimos bien?
  • ¿Qué tenemos que seguir haciendo?
  • ¿Qué tenemos que dejar de hacer?
  • ¿Qué tenemos que empezar a hacer?
  • ¿Qué tenemos que hacer más?
  • ¿Qué tenemos que hacer menos?

Si bien estas reuniones generalmente se desarrollan siguiendo diferentes estilos y marcos metodológicos, tienen factores en común y prácticas que se pueden aplicar para mejorar su productividad, más allá de la metodología específica utilizada por cada organización.

El término “Lecciones Aprendidas”, acuñado por los enfoques de gestión de proyectos más tradicionales, refiere a las instancias formales para descubrir y documentar éxitos y oportunidades de mejora. Son realizadas generalmente al final de un proyecto o fase.

Por otro lado, los enfoques ágiles utilizan las reuniones llamadas “Retrospectivas” para analizar la forma de trabajo en forma semanal, quincenal o mensual. Estas reuniones ponen foco en la forma de trabajo: interacción entre las personas, relaciones, procesos y herramientas. Existen otras reuniones, también periódicas, llamadas “Review”, orientadas específicamente a la revisión del producto realizado.

En ambos enfoques lo que se hace es analizar el pasado, para extraer de la experiencia información relevante sobre qué se hizo bien y qué no funcionó, con el objetivo de tomar decisiones respecto a cómo mejorar el trabajo futuro. En todos los casos, es fundamental el foco en la definición de acciones y pasos a seguir.

Estas reuniones también tienen por objetivo llevar el aprendizaje de cada equipo hacia toda la organización. Esto se logra transmitiendo las conclusiones de estas instancias a los otros equipos o áreas, para poder replicarlas en los procesos y herramientas organizacionales, ya sea a través de una oficina especializada en la gestión de proyectos, un área u oficina de calidad/gestión o a través de otros canales de comunicación definidos para esto.

Enfocarse en los buenos resultados

Para poder enfocar la reunión hacia la definición de acciones y generar un ambiente de aprendizaje y crecimiento, es fundamental orientarla hacia lo que se hizo bien y multiplicarlo. Esto no quiere decir que no haya que identificar y corregir lo que no funcionó, sino que es más eficiente y permite una mejor participación dedicar más tiempo a analizar lo que se hizo bien y cómo multiplicarlo, que a arreglar lo que se hizo mal.

Hay que tener cuidado en no buscar culpables y tener una buena capacidad de facilitación para acompañar ese proceso. Para esto, es fundamental la confianza y la forma de preguntar. En Xn Partners proponemos utilizar Indagación Apreciativa, justamente porque es una herramienta que se enfoca en lo que se hizo bien para potenciarlo.

Preguntas Clave

  • ¿Qué hicimos bien?
  • ¿Qué tenemos que seguir haciendo?
  • ¿Qué tenemos que dejar de hacer?
  • ¿Qué tenemos que empezar a hacer?
  • ¿Qué tenemos que hacer más?
  • ¿Qué tenemos que hacer menos?

Estas y otras preguntas pueden plantearse en un pizarrón y en pantalla visible durante la reunión, para ir trabajando directamente sobre ellas.

Otra pregunta poderosa que agrega Indagación Apreciativa para recoger oportunidades de mejora es la siguiente: “Imagina que estás un año adelante en el futuro y todos los problemas que tiene hoy el equipo han sido resueltos. Describe qué estás viendo como si estuviera sucediendo ahora.”

El resultado de la reunión puede ser un acta o un entregable más gráfico, por ejemplo con post-its en un pizarrón que luego queda a la vista del equipo. También se pueden usar herramientas digitales con diseños amigables.

Periodicidad

Cuanto más periódicamente se pueda evaluar y cambiar la forma de trabajo, más rápido se va a poder adaptar el equipo y generar mejores resultados. Por eso, en las metodologías ágiles se realizan retrospectivas por lo menos una vez al mes y esto es recomendable para cualquier equipo, use o no este enfoque.

En cambio, si se realizan estas instancias esporádicamente o únicamente al final de un proyecto, se pierde su potencialidad como herramienta de mejora de la forma de trabajo del equipo. La idea es aprender durante el proyecto, no cuando este ya terminó.

Al final del proyecto también es recomendable hacer una reunión, para analizar aspectos más generales respecto a la gestión del mismo y evaluar herramientas, procesos y otras prácticas aplicables a otras iniciativas y proyectos.

Roles

Como en toda reunión, es fundamental contar con los participantes correctos para compartir la información necesaria y aprovechar el tiempo de todos.

  • Equipo: Debe participar todo el equipo involucrado directamente en el proyecto.
  • Facilitador: Es necesario contar con un facilitador que tenga las habilidades necesarias para evitar situaciones de “defensa-ataque”.
  • Cliente: En algunos casos, es posible invitar al cliente a la reunión de lecciones aprendidas. Esto permite tener una visión distinta y que puede generar nuevos aprendizajes sobre el mismo proceso. Cabe aclarar que en metodologías ágiles el cliente generalmente es parte solo de una instancia (Review) pero deja un espacio para el equipo a solas (Retrospectiva).
  • Especialistas: También es posible invitar a alguien que sea especialista en un tema determinado para ayudar a reflexionar en forma más profunda y con una visión externa.

Roles de Scrum

En entornos ágiles, generalmente los roles que participan son los mismos del ciclo de Scrum. El Scrum Master hace de facilitador, lidera y gestiona los tiempos de la reunión, el Product Owner hace la posición del cliente y el equipo participa en su totalidad.

Mejora continua

Las instancias periódicas de revisión en equipo son una herramienta poderosa en gestión de proyectos, en la operativa normal y en procesos de mejora organizacional. Para aprovecharlas al máximo es clave desarrollar planes de acción durante la reunión y poner foco en los aspectos positivos a continuar y maximizar, sin buscar culpables, ni centrarse en los errores.

Las personas son las que hacen funcionar, o no, un equipo. Generar un espacio exclusivo y periódico para que conversen sobre la forma en la cual trabajan juntos es mucho más efectivo que generar un documento y distribuirlo. Permite reflexionar y tomar acción para mejorar en forma continua.

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