Cumbre – Mejor Eficiencia Operativa

Cumbre Mejor Eficiencia Operativa


(Change Leadership / Change Management)


  La eficiencia en la organización es algo que debe ser atendida en todo momento, sin embargo, existen momentos en los cuales este aspecto debe atraer el foco de todos, en particular cuando los desafíos financieros son grandes.   Una organización eficiente logra difundir, vender y entregar sus productos y servicios en forma más competitiva, generando excelencia en la operación y el espacio para invertir en un futuro mejor.   Cuando una organización pone foco en la eficiencia, en general comienza por entender los números y trabajar sobre las áreas con mayores problemas.  Esta solución propone un enfoque diferente, más rápido y con más impacto.  Le proponemos hacer una actividad con una muestra cuidadosamente elegida de su organización (por ejemplo las gerencias y actores clave impactados) o con toda su organización, utilizando técnicas probadas que aseguran que el diálogo fluya en la dirección correcta, para que cada persona participe en la creación de todo lo que tenemos que hacer para lograrlo y se comprometa con ejecutar su parte para que la misma se haga realidad.  

¿Qué es una cumbre?

Esta solución llamada “Cumbre Eficiencia Operativa” es una actividad de un día por cada 80 personas en el cual primero se indaga sobre historias pasadas cuando fuimos realmente eficientes, luego se estudian que factores están presentes en todas las historias para descubrir las fortalezas que hoy tenemos.  Tomando como base estas fortalezas nos imaginamos como sería el futuro si logramos hacer que nuestra organización sea eficiente en la operación y finalmente diseñamos las iniciativas que tenemos que impulsar para transformarnos en ese futuro deseado.  

¿Qué logra la organización?

Esta actividad está diseñada para generar un ambiente colaborativo entre sus participantes que permitan alinear y focalizar a toda la organización para que la misma se haga más eficiente en la operación. Esta solución genera los siguientes resultados:
  • – Pone al CEO de la organización visiblemente a cargo de la transformación
  • – Trasmite a todas las partes la importancia del tema y el foco de la dirección
  • – Involucra a las personas y las energiza.
    • – En las encuestas que hemos realizado a los participantes al finalizar las cumbres, más de un 90% de las personas contestan afirmativamente a las siguientes preguntas:
      • – «Esta actividad fue importante para convertir a XYZ en una organización más eficiente.»
      • – «Me siento comprometido y motivado a dar lo mejor de mí para contribuir al éxito de las iniciativas de cambio que emergieron de esta cumbre»
      • – “Esta reunión me dejó muy satisfecho”
    • – Organiza al colectivo pues genera un conjunto de 5 iniciativas clave definidas por todos y crea los equipos de personas interesados en llevarlas adelante.

¿Cómo se hace?

La Cumbre Eficiencia Operativa es una reunión de todas las personas que se desea involucrar para simultáneamente tomar decisiones sobre la transformación y ponerla en marcha. En una Cumbre todas las partes intervienen en la transformación siguiendo un proceso estructurado en 3-4 etapas: Descubrir, Soñar, Diseñar y Destino (4Ds).   La transformación comienza cuando los participantes llevan a cabo la indagación intencional sobre los momentos en los cuales se trabajaron en forma eficiente, componen una imagen vívida del futuro de la organización cuando haya logrado convertirse en una organización con Eficiencia Operativa y co-diseñan las iniciativas que los llevarán a ese futuro. Además de la cumbre es necesario realizar dos intervenciones adicionales:
  • – Antes de la cumbre: reunión de diseño con el grupo de dirección para revisar las actividades que se realizarán en la cumbre y definir el rol de la dirección en la misma
  • – Después de la cumbre: reunión de cierre para revisar las conclusiones de la cumbre y lanzar los proyectos que surjan de la misma.

Agenda

¿Cómo se ve la agenda de la Cumbre?  Si la cumbre está dirigida a un colectivo de 80 personas, la cumbre dura 1 día y se desarrolla de la siguiente forma:

Agenda - mejor lugar para trabajarResultados

En particular la Cumbre Eficiencia Operativa:
  • Construye compromiso: La Cumbre construye compromiso porque involucra desde el inicio a todas las partes interesadas en la mejora organizacional. Y a más involucramiento en la construcción del futuro de la empresa corresponde más compromiso. “La gente se compromete con lo que crea”.
  • Crea satisfacción con el trabajo: Las personas queremos ser parte de emprendimientos relevantes y significativos.  Nos entusiasma y nos hace sentir orgullosos saber que mediante el fruto de lo que hacemos, estamos contribuyendo a un fin común superior.  En la cumbre las personas rediseñan e inician la co-construcción de las iniciativas para hacer la organización más eficiente y al hacerlo, vinculan su trabajo con un destino compartido y más importante.
  • Mejora la relación con los jefes y aumenta la capacidad cooperativa. Al crear un espacio relacional nuevo, la Cumbre modifica positivamente la relación con jefes y colegas. El diálogo apreciativo se funda en y dinamiza la empatía, y consecuentemente permea todo tipo de fronteras organizacionales (jerárquicas, entre departamentos, entre clientes y proveedores). Y cuando mejora la relación con los jefes y la camaradería, mejora el ambiente para generar espacios de mejora en la operación.

Facilitadores

  • – Enrique Baliño
  • – Gonzalo Noya

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