Hacer un buen diseño de cualquier transformación seguramente es uno de los factores críticos de éxito de la misma.  Sin embargo, hemos observado que este diseño no siempre se hace en forma completa. Uno de los errores más frecuentes en cualquier proceso de transformación es abordar solamente el aspecto técnico del cambio: ya sea la instalación de un nuevo software, el cambio de procesos o una reestructura. En cualquier transformación, el aspecto social -que facilita la adaptación y el compromiso de las personas afectadas- es tanto o más importante que el técnico y por lo tanto debe ser diseñado y gestionado con la misma rigurosidad. Para esto los líderes deben identificar un propósito positivo e inspirador que movilice a las personas y las involucre en el proceso para comprometerlas con el cambio. Deben consolidar un equipo que impulse y gestione con profesionalismo y rigurosidad el proyecto de cambio. Deben entender cómo afecta la transformación a cada una de las partes interesadas, para poder tomar decisiones y acciones en consecuencia. Deben asegurarse que cada elemento del plan de cambio técnico tiene su correspondencia en el plan de cambio social. Cuando se hace una planificación rigurosa de cómo afecta una transformación a las personas, puede incluso ocurrir que haya que ajustar el plan técnico.

¿Qué es?

Esta solución llamada “Diseño de una transformación” es una actividad de dos días completos con el grupo conductor para diseñar y acordar todos los componentes críticos del mismo y comprometer a este grupo clave. En la misma se define el propósito de la transformación (porqué y para qué?), se analizan todos los interesados (poder y compromiso), se refina el plano técnico y se construye el plano social de la transformación.

¿Qué logra la organización?

Esta actividad está diseñada para diseñar la transformación poniendo especial foco en el impacto que tendrá la misma en las personas y en encontrar alternativas para conseguir el compromiso de todos los que son necesarios para llevar adelante la transformación. Además de generar un diseño del cambio, esta actividad está diseñada para involucrar a interesados clave, en particular aquellas personas que por su posición en la organización deberán formar parte del equipo conductor y conseguir su compromiso

¿A Quién Está Dirigido?

Esta actividad está diseñada para que participe el grupo de iniciadores de la transformación. Normalmente, los miembros de este grupo suman un 5% del sistema humano que quiere transformarse y son personas de ese colectivo tales que: a) poseen el máximo interés en el propósito de la transformación b) representan a la partes interesadas clave y demuestran la influencia suficiente como para conseguir su adhesión y la de las restantes partes involucradas c) aspiran a construir y liderar la coalición que impulsará y gobernará el cambio d) están dispuestas y son capaces de reunir los recursos (dinero, expertos, logística, medios de comunicación, etc.) para implementar la transformación. Como resultado de estas sesiones, algunos participantes se convierten en miembros del Grupo Conductor de la transformación positiva. El Grupo Conductor es el equipo de personas que inician, dirigen el proceso de cambio y aportan los recursos y capacidades requeridas para llevar a cabo los proyectos de renovación organizacional emergentes.  

¿Cómo se hace?

El Diseño de una transformación se realiza puede ser realizado como dos sesiones de dos días completos o en 4 sesiones de medio día cada uno.  Es conveniente que participen en estas sesiones las personas que se desea involucrar pues son necesarias para que la misma ocurra (tienen poder, recursos, etc.) para simultáneamente tomar decisiones sobre la transformación y ponerla en marcha. A continuación, se detallan las secciones que componen esta solución: ¿Cómo anunciar la transformación? El discurso del rey: El equipo elabora un libreto con los aspectos más importantes que deberán ser usados por todos para comunicar la transformación. Este libreto incluirá

• ¿Qué queremos lograr? – De problemas a tópicos afirmativos
• ¿Cómo llegamos hasta aquí?
• ¿Por qué tenemos que cambiar? – ¿Qué pasa si no cambiamos?
• ¿Cómo se ve el futuro si lo logramos? – Imagen positiva
• ¿Cómo llegaremos hasta ahí? – La transición
• ¿Qué vamos a preservar?
• ¿A que se compromete este equipo?

Preguntas asesinas.  En esta actividad se elaboran preguntas complejas que pueden ser planteadas por algún grupo de interés clave y se desarrollan posibles respuestas. ¿Quiénes se harán cargo del cambio? El Liderazgo:  El equipo revisa la organización formal de la empresa y se confirman las posiciones clave que deben ser involucradas cuanto antes, quien será el líder, quienes deben formar parte del grupo conductor y a quienes precisamos en los equipos de trabajo. ¿Cómo vamos a asegurarnos el compromiso de los interesados? Mapa de interesados.  En esta actividad se elabora un mapa de interesados para entender el poder y el nivel de compromiso que se puede esperar de cada interesado. Selección de los agentes de cambio.  Los agentes de cambio son personas con ciertos atributos que los hacen aptos para influenciar en los demás interesados catalizando y dinamizando el cambio.  En esta actividad el equipo revisa el mapa de interesados e identifica y selecciona los agentes de cambio. Plano técnico de la transformación.  El equipo revisa y refina el plano técnico de la transformación poniendo foco en los hechos más importantes que ocurrirán de aquí en más. Plano social de la transformación.  En esta actividad se construye el plano social de la transformación que incluye actividades específicas a realizar con cada interesado o grupo en base al plano técnico y el impacto que se espera en cada persona de cada tarea.  En particular se espera que se elaboren:

• Plan de intervenciones para involucrar
• Plan de comunicaciones
• Plan de desarrollo de las personas

¿Cómo vamos a gobernar la transformación? Gobierno. El equipo elabora el gobierno de la transformación, en particular se define el sistema de reuniones, la información que debe fluir y si la transformación cuenta con varios frentes de trabajo, quienes serán los sponsors y los líderes de cada proyecto.  

Facilitadores: Gonzalo Noya