Cada día tiene 24 horas, lo sabemos todos. Sin embargo, muchas veces sentimos que el tiempo no nos alcanza. ¿Por qué? ¿Cómo lo puedo resolver?

Hombre frustrado por falta de tiempo - xn partnersNo importa cuál sea la posición que cada uno ocupe. El tiempo es el mismo.

Se puede trabajar como vendedor, técnico, asistente, o director ejecutivo, y el tiempo no varía. Lo que diferencia a una persona eficaz de los demás no es sólo la cantidad de horas que trabaja, sino cómo usa su tiempo. El mal manejo del tiempo genera todo tipo de problemas en el trabajo que finalmente se traduce en una serie de excusas para justificar malos resultados y puede llegar a afectar la salud física y emocional.

Algunas razones

Son muchas las razones por las cuales, a veces, no tenemos tiempo suficiente. Sin tratar de hacer una lista taxativa, los motivos más frecuentes por los cuales nos pasa eso podrían ser:

  • Nos organizamos mal.
  • No sabemos decir que no.
  • No confiamos en otros para que hagan la tarea.
  • Vivimos apagando incendios.
  • No tenemos “reuniones con nosotros mismos” para planificarnos.

Cuando el tiempo no alcanza, en casi todos los casos, lo que se observa es una ausencia de prioridades.

Una técnica muy simple para combatir esto es cambiar la forma en la cual hablamos y pensamos. En lugar de decir “no pude hacerlo porque no tuve tiempo”, intente decir “no pude hacerlo porque hubo otras cosas más importantes”… y acto seguido reflexione si realmente esas “otras cosas” son más importantes.

Lo importante versus lo urgente

Hay un conocido esquema de manejo de prioridades. Es una matriz con dos criterios básicos: lo importante y lo urgente. La matriz está formada por cuatro cuadrantes:

  1. Importante y urgente
  2. Importante, pero no urgente
  3. No importante y urgente
  4. No importante y no urgente

Lo urgente es aquello que requiere de una atención inmediata de nuestra parte. Son los temas que nos presionan, reclaman una acción de nuestra parte. Algunos ejemplos son las llamadas telefónicas, los mails o los mensajes por Whatsapp. Son muchas las personas que dejan lo que están haciendo y atienden esas comunicaciones.

El tiempo no me alcanza - Tabla Urgente no Urgente

Lo importante tiene que ver con aquellas acciones que nos llevan a los resultados. Son esos temas que deberían tener prioridad para alcanzar los resultados en el corto plazo, pero también para resolver los temas que nos aseguran los resultados de mediano o largo plazo.

No importante

Aquellas personas que se dedican a lo “no importante” están haciendo mal su trabajo (cuadrantes 3 y 4), no son personas “efectivas”. Hay quienes confunden lo urgente con lo importante y en los hechos atienden lo “no importante” pero “urgente” (3). No están haciendo su trabajo sino atendiendo las prioridades de otros.

Una primera medida a tomar, es dejar de hacer lo “no importante”.

Importante

Si estamos haciendo lo importante pero sentimos que el tiempo no nos alcanza es porque atendemos solo lo urgente. Como consecuencia el tiempo “se nos va” y postergamos aquello que es importante pero no urgente. Lo urgente nos exige “reaccionar”. Lo importante nos exige “actuar”.

Si dedicamos mucho tiempo al cuadrante 1 (urgente e importante), el cuadrante crece desproporcionadamente. Como no hicimos lo importante a tiempo, se nos vuelve urgente y entonces vivimos en permanente estrés, agotamiento, crisis. El cuadrante clave en la gestión de uno mismo es el 2, el de lo “importante”, “no urgente”.

En el siguiente artículo de Harvard Business Review puede encontrar más recomendaciones para enfocar su tiempo en lo importante, en lugar de lo urgente.

¿A qué dedican el tiempo las personas ejecutivas?

gestion de tareas - ilustracion

En el año 2004, Peter Drucker escribió un artículo para la Harvard Business Review titulado “¿Qué hace eficaz a un ejecutivo?” en el que resume lo que observó durante sus 65 años de carrera como consultor. Lo primero que nos dice Drucker es que los ejecutivos se preguntan primero “¿qué hay que hacer?”. Esta pregunta genera una lista de acciones, muchas de ellas urgentes.

“Sin embargo, los ejecutivos eficaces no se fragmentan. Si es posible se concentran en una sola tarea”, dice Drucker. Pero después de completar la tarea, no siguen la lista, se vuelven a preguntar de nuevo “¿qué hay que hacer ahora?” y vuelven a revisar las prioridades.

Después de elegir qué van a hacer, lo traducen en un plan de acción. Esto implica definir qué objetivos pretende lograr en los próximos meses. Como el tiempo es el recurso más escaso y valioso de un ejecutivo, le dan prioridad a aquellas tareas que están en ese plan de acción y que generan resultados. Las demás tareas las tratan de minimizar o directamente evitar. Los ejecutivos eficaces ponen foco absoluto en las actividades que generan resultados y de a una a la vez.

Tome control de su agenda y aprenda a decir que no

tome control de su tiempo - xn partners stopwatchEn resumen, trate de no dedicar tiempo a actividades que no lo llevan a donde usted quiera ir, que no sean importantes. Para esto va a tener que sentarse a pensar cuáles son sus verdaderas prioridades en los diferentes roles que usted tiene. Tendrá que reflexionar sobre qué es lo más importante para su organización.

Luego va a tener que aprender a decir que “no” a aquellas cosas que están fuera de lo que usted considera importante.

Una buena técnica es “cuadricular” la agenda. Reserve espacios de tiempo para trabajar en aquello que es importante, pero no es urgente. Y respete esos espacios. Cuando vamos avanzando paso a paso y sin urgencia, en aquellas cosas que son importantes, las podremos entregar a tiempo, sin correr, sin apremios, sin estrés.

Analice sus tareas. Identifique lo que es importante. Lo que no es importante, deje de hacerlo. Aquellas acciones que pueda delegar, que no es imprescindible que usted las haga, deléguelas.

Lo que es importante, hágalo con tiempo, sea proactivo. Cuando tenga que atender urgencias, será porque son verdaderas urgencias.

24 horas al dia - el tiempo no me alcanzaTodos tenemos 24 horas por día, y está en usted decidir que posición va a tomar respecto al uso de su tiempo. Si usted no decide en qué dedicar su tiempo, otros lo harán por usted. Recuerde que “Somos lo que hacemos, no lo que decimos”.

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