Reuniones de Gestión y Reuniones de Sincronización

En este post profundizaremos en algunos aspectos claves respecto a las reuniones de gestión y las reuniones de sincronización.

Las reuniones de gestión son reuniones en las que se revisan los resultados y las acciones realizadas. Generalmente son periódicas y revisan un periodo relativamente corto (semanal, quincenal o mensual).

El foco de la reunión es realizar con el equipo una puesta a punto de lo que se hizo, lo que no se hizo, el estado de los indicadores, lo que se debe hacer el próximo período y definir acciones de gestión a realizar para mantener o corregir el rumbo.

Las decisiones en este tipo de reuniones generalmente tienen que ver con: reasignación de recursos, cambio de planes, cambio de prioridades. El objetivo de la reunión de gestión es justamente asegurar que las cosas ocurran y para eso hay que tomar decisiones.

Dinámica de una reunión de gestión

En primer lugar, es fundamental que la reunión tenga una agenda definida, con los temas a tratar y los tiempos que se van a dedicar a cada uno.

A lo largo de la reunión, se revisa cada tema y se llega a una decisión o a una acción. También es importante que los responsables de preparar la información hagan su trabajo y entren a la reunión con datos claros y precisos sobre los resultados y las acciones previstas para el período a revisar.

Acta de una reunión de gestión

Hemos visto que en muchas reuniones de gestión se pone foco en revisar indicadores o acciones cuando en realidad el objetivo principal no es solamente revisar datos sino tomar acción.

Por eso es importante poner foco en los pasos a seguir, para que al terminar de hablar de un tema no se caiga en el “quedamos así, cualquier cosa nos mandamos un mail”.

Cuando los resultados no son los esperados el equipo debería conversar y resolver si lo que se necesita es tomar una decisión o una acción. Por eso el rol del secretario es fundamental.

No permite que un tema se cierre sin una de estas dos alternativas. Empujan a la toma de decisión y por eso en inglés le llaman “decision pusher”. El resultado lo documentan en un acta clara y concisa.

Las actas efectivas no son las más extensas. Son aquellas que documentan claramente y sin rodeos las decisiones que se tomaron. Y también documentan las acciones a las que cada uno se compromete. Cada acción se documenta con un solo responsable y una fecha.

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Revisión de los resultados

Cuando hay resultados diferentes a los esperados muchos equipos se dedican a explicar la razón cuando en realidad lo más importante es responder la pregunta “¿qué vamos a hacer?” y tomar una decisión o definir una acción.

Revisión de acciones

Cada reunión debe contar además con un momento para revisar las acciones pendientes de reuniones anteriores.

Cuando hay acciones sin cumplir, pueden surgir dos interrogantes:

• “¿Por qué no lo hiciste?”,
• “¿Cuándo lo vas a hacer?”

En estos casos, la mejor pregunta es “¿Cuándo lo vas a hacer?”.

Preguntar “¿Por qué no lo hiciste?” generalmente deriva en un espiral de explicaciones y excusas que saca foco de la reunión y no resuelve el tema.

Cierre de la reunión de gestión

Al final de la reunión es importante repasar el acta con todos los participantes, revisar las acciones que quedaron definidas, las decisiones y si quedaron temas pendientes.

Es recomendable proyectar el acta en una pantalla o resumir los principales puntos en una pizarra o rotafolio, para asegurar claridad de comprensión en las definiciones y transparencia en la asignación de responsabilidades.

Lo más eficiente es hacer el acta con una computadora y enviarla antes de salir de la reunión.

Roles de una reunión de gestión

Existen distintos roles que interactúan en toda reunión de gestión. Como vimos en el post “Las Reuniones: ¿son una Pérdida de Tiempo?” cada uno de estos roles puede ser desempeñado por un participante distinto o varios roles pueden coincidir en una sola persona. Algunos de los principales son:

• líder
• secretario
• toma tiempo
• vocero.

Reuniones de Sincronización

Las reuniones de sincronización son similares a las reuniones de gestión, pero no incluyen un momento de toma de decisiones, que se deja para otra instancia.

Son una puesta a punto con el objetivo de que todos los participantes tengan la misma información respecto al estado de determinados temas. En la reunión cada participante tiene un tiempo breve para comentar el estado de los temas, proyectos o acciones que le corresponden, como “titulares” o “tuits”.

Muchas veces en las reuniones de sincronización se cae en la trampa de profundizar sobre un tema importante y se pierde el foco de la reunión que era solo informar.

Para evitar esto recomendamos separar la reunión en dos tiempos: un tiempo para la reunión de sincronización, seguida por otro tiempo para una reunión de “hot topics” (“temas calientes”).

Durante la primera reunión cada participante actualiza sobre novedades, cambios, temas que hay que tener presentes en la semana. Es una reunión corta, solo informativa.

Para la segunda reunión recomendamos liberar a las personas que no están relacionadas con los temas que se van a tratar para evitar “pasajeros”. Los “pasajeros” son personas que están en una reunión que no tienen que estar, pierden el interés y pueden afectar el clima de la reunión, por ejemplo usando sus celulares.

Importancia de la reunión de gestión

Dado que este tipo de reuniones son recurrentes y suelen ser las que requieren más tiempo, es fundamental que sean eficientes.

En general, recomendamos una reunión de revisión de resultados, por lo menos una vez al mes, para que el equipo pueda ver todos los resultados a tiempo (no solo los de su área) y se pueda tomar acción.

La claridad de los objetivos de la reunión, la asignación de roles y la utilización correcta del acta y elementos visuales para compartir la información, permitirán no solo la mejor utilización del tiempo de los participantes, sino también una mayor motivación para interactuar, participar y lograr que cada instancia sea un intercambio útil, en lugar de una pérdida de tiempo.

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