Como mencionamos en el post “Las Reuniones: ¿Son Una Pérdida De Tiempo?” existen distintos tipos de reuniones e identificar cuál es el correcto para cada objetivo es clave para asegurar su éxito y el mejor aprovechamiento del tiempo de todos los participantes.
Un caso específico son las reuniones creativas, o “de co-creación”, en las que se trabaja sobre un tema, un desafío, o un problema con el objetivo de generar ideas, iniciativas y proyectos. Es importante diferenciar este tipo de reuniones, ya que las técnicas a aplicar no son las mismas que se utilizan en reuniones periódicas o de gestión.
Estas reuniones son una excelente herramienta a utilizar cuando se necesita crear o construir una estrategia, un plan o un nuevo producto. Pueden aplicar para temas tan variados como: estrategia, RRHH, clima organizacional, foco en el cliente, o resolver un problema técnico u operativo en particular.
El output más importante de la reunión será una lista de decisiones u opciones definidas para su posterior implementación.
Etapas de una reunión creativa
En Xn trabajamos con distintos tipos de reuniones creativas, en base a las situaciones que atraviesan nuestros clientes. En algunos casos se trabaja en modalidad “Cumbre”, donde se pueden reunir cien personas, o más, para sumar la mayor cantidad de aportes posibles de toda la organización. En otros casos, cuando el tema compete a un sector o equipo específico, utilizamos sesiones o workshops con equipos reducidos, para analizar alternativas y tomar decisiones.
En todos los casos, las técnicas a utilizar se diferencian en dos tiempos o etapas clave:
Divergencia
Un primer tiempo es de divergencia, de apertura de opciones: todas las ideas valen, no es momento de elegir una u otra.
Para lograr esto es clave:
- – Que los participantes vayan abiertos a generar ideas; no pedirles de antemano que preparen unas pocas soluciones, ya que esto disminuye la posibilidad de generar alternativas novedosas.
- – Generar un clima de confianza y apertura, donde los participantes se sientan cómodos al compartir sus ideas.
- – No juzgar las ideas que propongan los participantes. Los moderadores deben evitar transmitir valoraciones o críticas a las ideas durante el proceso.
En todas las etapas de la reunión es conveniente apoyarse en técnicas visuales, ya que éstas facilitan la comprensión grupal de las ideas intercambiadas, generan un lenguaje común y mejoran el diálogo. Algunos ejemplos son: presentación visual de las actividades y consignas, diagramas, actividades con post-its en pizarrones o rotafolios, realización de esquemas o dibujos de las ideas que se vayan planteando.
En esta etapa se van ampliando las opciones. Para esto se pueden utilizar técnicas como:
- – Brainstorming (lluvia de ideas).
- – Preguntas. Las preguntas planteadas de forma correcta pueden ayudar a visualizar oportunidades.
- – Participación de especialistas: se puede invitar a innovadores, incluso de otras industrias, para que traigan nuevas ideas.
- – Indagación Apreciativa.
Al trabajar con Indagación Apreciativa primero se busca descubrir fortalezas del equipo mediante una actividad grupal en la que se comparten y analizan casos de éxito para mirar el pasado y descubrir en qué somos buenos.
Luego se trabaja sobre la visión del futuro: cómo imagina cada uno la realidad de la organización/proyecto/nuevo producto en una fecha determinada del futuro. Se trabaja en pares, luego en cada mesa, luego en plenario, para que todos puedan aportar su visión y elaborar en conjunto una visión compartida.
Convergencia
La segunda etapa es de convergencia, es el momento de elegir algunas ideas y descartar otras. Para esto se usan técnicas de selección de ideas, por ejemplo:
- – Evaluación de ventajas y desventajas de cada alternativa.
- – Evaluación de Riesgos.
- – “Diseñar el camino”: es una forma de priorización de ideas que utilizamos al trabajar con grupos grandes. En cada mesa, cada participante puede votar por dos o tres ideas, se pueden pegar con post-its en un pizarrón o rotafolio para luego agruparlas en “nubes de afinidad”, a las que se les pone un título. Luego, en plenario, cada mesa presenta dos o tres nubes o proyectos, eligiendo las que tengan:
- – Más alta implementabilidad (Facilidad de implementación y costos).
- – Mayor impacto.
- – Mapa de Oportunidades: se dibuja un “sol”, desde el centro van saliendo “rayos”, cada idea se escribe en un rayo y las ideas similares entre sí se van agrupando en rayos cercanos.
Esta etapa finaliza al definir un acuerdo común de alternativas o grupos de alternativas, sobre los que se trabajará a futuro.
Reuniones de Toma de Decisiones
Las técnicas utilizadas en la etapa de convergencia son generalmente las mismas utilizadas en reuniones específicas de Toma de Decisiones. El objetivo de estas reuniones es llegar a un acuerdo entre diferentes personas y posiciones. Se diferencian de las reuniones creativas en que, muchas veces, las opciones ya se conocen y se analizan con anterioridad. En la reunión se debate cuáles son los mejores caminos, se contemplan las diferentes visiones y finalmente se opta por las opciones concretas a seguir.
Roles
En las reuniones creativas, se busca que todos los participantes interactúen lo más libremente posible, sin condicionarse por roles muy específicos. En casos de grupos grandes, cada mesa podrá tener un vocero y un toma tiempo para cada actividad.
Además, la reunión debe ser guiada por uno o más moderadores especializados, que conozcan las técnicas de convergencia y divergencia a utilizar y que promuevan un clima de confianza y libertad para la generación de ideas.
Como en todas las reuniones, es clave seleccionar bien la audiencia: debemos asegurarnos de que participen todos los involucrados que corresponde y que pueden aportar a la generación de ideas, así como evitar que participen personas que no tienen que estar.
Es importante asegurarse de que todos participen. Para esto, las técnicas de Indagación Apreciativa que usamos en Xn, aseguran que todos hablen, incluso al trabajar con grupos grandes. Como mencionamos anteriormente, en las cumbres podemos llegar a trabajar en un día con alrededor de cien personas.
También se puede trabajar con públicos más grandes, a través de entrevistas masivas. Se entrena a cinco o seis entrevistadores y éstos realizan entrevistas apreciativas a todos los involucrados. Luego de tener el input de las entrevistas, se pueden hacer sesiones más acotadas con una muestra de los entrevistados, para agrupar y concluir.
Después de una reunión creativa
Luego de una instancia en que se moviliza a distintos miembros de la organización, instándolos y comprometiéndolos a través de la participación y generación de iniciativas, es fundamental que la organización defina cómo convertirá esas iniciativas en proyectos claros que sean implementados. Por ejemplo, como mencionamos en el post La Gestión Del Clima Organizacional, respecto a la Cumbre “Mejor lugar para Trabajar” de Xn Partners, después de estas cumbres se debe tomar acción ya que de contrario se pone en riesgo la credibilidad en la organización y en sus líderes.
Es clave definir hitos y entregas claras, con fechas y responsables de su ejecución, y brindar a los responsables el respaldo y los recursos necesarios para pasar a la acción y efectivamente crear la visión ideada en estas reuniones. Es importante también mantener a todos los involucrados informados sobre los avances de cada tema. De esta forma, se aprovecha el impulso de energía inicial generada en la reunión para lograr una implementación exitosa en el cambio o tema que la organización necesitaba originalmente.
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