Sobre la Autora

Carolina Barrientos Especialista en Gestión

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Foto de Perfil - Carolina Barrientos

Es parte del equipo de Xn desde 2012, ha liderado la implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y la gestión de proyectos para clientes en distintas industrias. Actualmente como Especialista en Gestión, colabora con nuestros clientes implementando sistemas de Gestión por Objetivos y brindando apoyo al rol de Gestión Estratégica en diferentes organizaciones. Con diez años de experiencia en Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios, ha integrado equipos de trabajo multidisciplinarios en el ámbito público y privado. Es PMP y posee un Maestría en Dirección de Proyectos de Innovación y Desarrollo de Productos.

¿Cómo se arma un plan de acción? Una vez definida la estrategia, ¿cómo logro que mi equipo cumpla con las responsabilidades asignadas?

Como comentábamos en el post ¿Cómo construimos un futuro compartido? hay que “parar para pensar”. Elegir el rumbo. Decidir qué sí y qué no. Al final, Estrategia es elección. Es elegir el curso de acción.

Above view of business team sitting around table and working

Planes de Acción: de la Estrategia a la Acción

Una vez hecho esto, se deben sintetizar todas las ideas en lo que llamamos pilares estratégicos y los resultados esperados para cada uno de ellos. Relacionar y agrupar conceptualmente las ideas que surgieron en la etapa de diseño para definir qué temas serán los pilares de nuestra estrategia. Cuáles son los temas verdaderamente relevantes en esta etapa; ¿Diversificar nuestro negocio? ¿Desarrollar nuevas capacidades? ¿Potenciar nuestra marca? Definir pocos pilares estratégicos—idealmente 4 o 5—implica un gran ejercicio de priorización y síntesis y es clave, ya que nos permite decidir dónde pondremos nuestros recursos. Una vez que sabemos en qué temas debemos enfocarnos, el siguiente paso es definir qué resultados queremos alcanzar al final del período para cada uno de estos temas. Al final de la etapa de diseño estratégico deberíamos, más allá de todas las ideas que se hayan manejado, tener claro cuáles son nuestros pilares y los resultados concretos que queremos lograr. Esto es fundamental para poder transmitir con claridad la estrategia, alinear a la organización y trabajar en conjunto para implementarla.

La importancia de la planificación

Una de las dificultades que vemos comúnmente es que a los ejecutivos les cuesta mucho ver reflejadas en la realidad aquellas ideas/decisiones a las que se llegaron en las sesiones de estrategia. Muchas veces nuestra actividad diaria no nos deja tiempo para reflexionar sobre cuál es la mejor manera de alcanzar los resultados esperados. Gestionamos la operación, nos aseguramos de estar entregando adecuadamente los productos o los servicios que nuestros clientes—internos y externos—esperan, lideramos equipos, administramos recursos, resolvemos urgencias, imprevistos… Nuestra atención se dispersa y los desafíos que nos propusimos inicialmente van perdiendo prioridad frente a otros requerimientos. Para ser más productivos, eficientes y alcanzar los resultados esperados es necesaria una buena planificación que acompañe el ritmo del negocio. Contar con un plan de acción nos ayuda a pasar de ideas y objetivos a resultados exitosos tanto para el negocio, como para las personas. Un plan es una herramienta de gestión que permite optimizar la coordinación y el uso de los recursos disponibles para alcanzar los resultados que esperamos, ya sean metas específicas o resultados operativos. Mientras que las metas y los lineamientos de trabajo nos marcan la dirección a seguir; el plan de acción nos brinda una guía clara para alinear nuestras acciones y las del equipo hacia los objetivos acordados. Un plan responde de manera concisa a 3 preguntas esenciales: ¿Qué?, ¿Quién? y ¿Cuándo?

  • “¿Qué?” — Las acciones concretas que deben llevarse a cabo para alcanzar los resultados.
  • “¿Quién?” — La persona que tiene la responsabilidad que se realice cada acción.
  • “¿Cuándo?” — El plazo en el que las acciones deben completarse para alcanzar los resultados oportunamente.

    Plan de Acción - que quien cuando

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¿Cuáles son los beneficios de contar con un plan de acción?

Los principales beneficios que surgen de aplicar esta herramienta en la gestión del negocio son:

1. Alinear la acción

El plan de acción proporciona la hoja de ruta que establece las actividades que deben realizarse para lograr los resultados esperados, ya sea a nivel individual o del equipo, teniendo en cuenta los recursos disponibles. Una vez definido, el plan permite comunicar con claridad el trabajo a realizar y cuándo se utilizarán estos recursos, así como monitorear e informar los avances alcanzados.

2. Mejorar la eficiencia y la eficacia operativa

Planificar implica evaluar los recursos disponibles y definir la mejor manera de utilizarlos para cumplir con las actividades previstas. Definir la secuencia de actividades que vamos a realizar es el primer paso para planificar la asignación de tiempo, recursos humanos y elaborar el presupuesto que se requerirá para llevarlo adelante. Por otra parte, al planificar evaluamos las potenciales dificultades que podrían surgir en nuestro camino hacia el logro de los resultados esperados y podemos tomar las precauciones necesarias para prevenirlas, promoviendo un uso más efectivo de los recursos.

3. Involucrar y comprometer a las personas

Sabemos que la gente se compromete con aquello que ayuda a construir. Un proceso de planificación participativo junto a los principales interesados, brinda la posibilidad de considerar varias perspectivas y establecer acuerdos sobre los objetivos y cuál es la mejor manera de alcanzarlos. Esto, además de mejorar la calidad del plan, potencia el compromiso con su posterior implementación. Por otra parte, como mencionamos, el plan es una “hoja de ruta” que nos ayuda a mantener el rumbo y facilita el completar las tareas y hacerlo con éxito, lo cual potencia el sentimiento de logro – uno de los principales factores de automotivación en las personas.

ilustracion gente armando un plan de accion - cómo armar un plan de acción

El plan debe ser co-creado y acordado por las personas que participarán en su implementación.

La clave: planificar e implementar con las personas

El plan debe ser co-creado y acordado por las personas que participarán en su implementación. Cuando nuestros clientes trabajan de esta manera y alcanzan un acuerdo sobre las acciones definidas, pactando que son las necesarias, que son realizables y que son relevantes—tienen impacto para el logro de los objetivos definidos—vemos que se potencia fuertemente el compromiso con la planificación al momento de pasar a la acción. Un proceso de planificación participativo, que promueve el intercambio abierto y productivo de ideas, no sólo garantiza que todos están en sintonía cuando comienza la implementación, sino que las personas tienen más conocimiento y claridad sobre el plan y su impacto, y por lo tanto podrán tomar mejores decisiones durante la implementación. El ejercicio de planificar nos exige imaginar el camino que nos llevará al logro de los resultados esperados, definir la mejor manera de utilizar nuestros recursos y anticiparnos a potenciales dificultades. Un buen plan nos permite pasar a la acción con más certezas. Pero definir el plan no es suficiente para asegurar el éxito. Ya sea que planifiquemos nuestras actividades de forma anual, trimestral o con la periodicidad que nuestro negocio requiera, para que el plan siga siendo una hoja de ruta que nos guíe hacia el logro de nuestros objetivos, debe ser revisado—y actualizado si fuera necesario—durante toda su implementación y para esto tenemos que lograr el compromiso de las personas.

“Nada es particularmente difícil si se lo divide en pequeñas tareas.” #HenryFord Haga clic para Tweet

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